A organização e melhoramento dos processos foram o fio condutor do trabalho desenvolvido pelo Departamento Financeiro (Defin) do Ministério Público do Estado de Mato Grosso no ano de 2021. Visando assegurar a disponibilidade financeira e a agilidade nos pagamentos, o setor reduziu a impressão de documentos e investiu em novos fluxos na sua rotina.
Conforme a chefe do Defin, Ludmila Auxiliadora Silvente Audi Bernardino, entre as mudanças implementadas estão a extinção de documentos físicos recebidos para pagamento, suspensão da impressão de Notas de Ordem Bancária (NOBs), assinatura digital das remessas bancárias (que deixaram de ser impressas), envio via e-mail dos ofícios bancários e não impressão dos balancetes contábeis.
“A implantação do Gedoc Eletrônico aliada a outras medidas representou uma verdadeira transformação digital no Departamento, que, historicamente, executava muitas impressões. Além da economia de papel e outros recursos, tivemos ganhos com a otimização dos processos”, argumentou.
Ela conta que para dar agilidade e promover um controle mais efetivo do trabalho, foram implantados novos fluxos aos processos e as folhas de pagamento foram unificadas. Essas ações refletiram na agilidade dos pagamentos, bem como do retorno dos processos aos setores demandantes da instituição, como também na redução das remessas canceladas por inconsistência. Além disso, com o apoio dos gerentes do Defin está sendo feito o envio dos processos físicos ao arquivo central.
Outro fato importante, segundo ela, foi a proposta de um novo Sistema de Diária e Adiantamento (SisDia), o qual unificará os pedidos e prestação de contas de diária e adiantamento em um único sistema. “Com o início de uma nova gestão a partir de fevereiro, buscamos olhar para dentro do departamento e pensar quais procedimentos poderiam ser aprimorados. Assim, conseguimos melhorar a produtividade, reduzir e evitar custos, assim como erros operacionais, contribuindo efetivamente para um Ministério Público mais resolutivo. Por fim, para o ano de 2022 a palavra de ordem no Defin é modernização”, finalizou Ludmila Silvente.
